Les statuts et le réglement intérieur de la société

Nouveaux statuts et règlement intérieur de la Société d’Archéologie et d’Histoire de la Charente-Maritime approuvés par l’assemblée générale du 21 avril 2018.

Article 1Buts et composition de l’association :

L’association dénommée «Société d’archéologie et d’histoire de la Charente Maritime», initialement «Société d’archéologie de Saintes», précédemment intégrée depuis 1860 à la «Commission des Arts et Monuments Historiques de la Charente-Maritime» et reconnue d’utilité publique a pour but:

La recherche, l’étude et la sauvegarde des monuments et documents de tous âges existant plus particulièrement dans le département de la Charente Maritime, intéressant l’histoire locale des anciennes Provinces de Saintonge et d’Aunis et l’histoire générale de notre pays dans les domaines archéologique, historique, artistique et scientifique, ou toute autre activité susceptible de concourir à l’accomplissement de son objet.
Son sigle est SAHCM
Sa durée est illimitée.
Le siège social est fixé :
8 rue Mauny à Saintes. Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration, la ratification par l’assemblée générale sera nécessaire.

Article 2L’association se compose :

  • De membres de droit – sont membres de droit de l’association : le Maire de Saintes ou son représentant, le directeur régional de l’action culturelle en Nouvelle Aquitaine.
  • De membres d’honneur – sont membres d’honneur : des personnes physiques ou morales qui ont rendu des services importants à l’association. Ils sont nommés par le conseil d’administration, dispensés de cotisations. Ils ont voix consultatives.
  • De membres bienfaiteurs- sont membres bienfaiteurs les personnes qui ont fait des dons importants en objets ou argent à l’association. L’agrément est donné par le conseil d’administration.
  • De membres titulaires- Ce sont les adhérents. Pour être adhérent: il faut s’acquitter d’une cotisation annuelle, fixée par l’assemblée générale.

Article 3 –Administration et fonctionnement

  • 3-1- Le conseil d’administration
  • L’association est administrée par un conseil composé au maximum de 21 membres élus pour 1 an, renouvelable par tiers, par l’assemblée générale ordinaire et choisis parmi les membres titulaires. les membres sont rééligibles tous les ans.
  • 3-2-La qualité de membre se perd :
  • Par décès, par démission.
  • Par radiation prononcée par le conseil d’administration, pour non-paiement de la cotisation ou pour des motifs graves préjudiciables à l’association, l’intéressé ayant été invité par lettre recommandée à se présenter devant le bureau pour fournir des explications.
  • Tout membre du conseil qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions dans l’année sera considéré comme démissionnaire.
  • En cas de vacance, le conseil d’administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres par cooptation.
  • Il est procédé au remplacement définitif par la prochaine assemblée générale.
  • 3-3-Le conseil d’administration
  • met en place un comité de publication chargé d’examiner les travaux de l’association qui pourront être donnés à l’impression ou à la mise en ligne sur le site internet de la Société. Ce comité pourra s’adjoindre, pour des études ou des tâches particulières, des personnes compétentes qui prépareront son travail et participeront aux réunions où ces activités seront évoquées.
  • 3-4-Le conseil d’administration
  • statue sur les finances, se réunit au moins tous les 3 mois et chaque fois qu’il est convoqué par son président ou sur la demande du quart de ses membres.
  • La majorité absolue de ses membres, présents ou représentés, est nécessaire pour la validation des délibérations.
  • Chaque point sera soumis à un vote à main levée ou par bulletin secret sur demande d’un de ses membres. En cas de partage des voix celle du président est prépondérante.
  • 3-5-Il est tenu procès-verbal des séances. Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire de séance et sont transcrits sans blancs ni ratures sur un registre consultable au siège de la société.
  • 3-6-Les membres du conseil d’administration ne peuvent recevoir aucune rétribution à raison des fonctions qui leurs sont confiées. Des remboursements de frais sont seuls possibles. Ils doivent faire l’objet d’une décision du conseil d’administration. des justificatifs doivent présentés. Ils feront l’objet de vérifications.
  • 3-7-Les dépenses sont ordonnancées par le président qui peut déléguer tou ou partie de son pouvoir d’ordonnancement, en accord avec le conseil d’administration. Pour toute dépense d’un montant supérieur à 1000 euros ( mille euros), en euros constants, les signataires du compte doivent obtenir la validation du conseil d’administration.
  • L’association est représentée en justice et dans tous les actes de la vie civile par le président ou par tout membre du conseil d’administration choisi à cet effet, par celui-ci. Le représentant de l’association doit jouir du plein exercice de ses droits civils.
  • 3-8-Les délibérations du conseil d’administration relatives aux acquisitions et gestion des biens mobiliers et immobiliers doivent être soumis à l’approbation d’une assemblée générales extraordinaire.
  • les délibérations du conseil d’administration relatives à l’acceptation de dons et legs ne sont valables qu’après approbation administrative donnée dans les conditions prévues par l’article 910 du code civil, l’article 7 de la loi du 4 février 1901 et le décret n°66188 du 13 juin 1966, modifiée par le décret n°70222 du 17 mars 1970 et éventuellement autres textes législatifs postérieurs.
  • 3-9 Le Bureau
  • Chaque année le conseil d’administration choisit, parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé de :
  • Un(e) président(e)
  • Un(e) ou deux vice-président(es)
  • Un(e) secrétaire
  • Un(e) secrétaire-adjoint(e)
  • Un(e) trésorier(e)
  • Un(e) trésorier(e) adjoint(e)
  • Le bureau est élu dans un délai maximum d’un mois après l’assemblée générale.

Article 4 –Ressources de l’association

Les recettes annuelles de l’association se composent :
– des cotisations et des souscriptions de ses membres,
– des subventions de l’Etat, de la Région, du Département, des communes et des établissements publics ou privés, de la communauté européenne,
– du produit de libéralités dont l’emploi est autorisé au cours de l’exercice,
– de ressources crées à titre exceptionnel, s’il y a lieu, avec l’agrément de l’autorité compétente,
– de la vente, au prix fixé par le conseil d’administration, des publications de l’association,
– du produit des rétributions perçues pour services rendus.

-de dons, des legs, du mécénat

Article 5Assemblées générales

51 Les assemblées générales de l’association se composent des :
membres titulaires à jour de leur cotisation, ainsi que des membres de droit, d’honneur et bienfaiteurs.

5-2 L’assemblée générale statutaire :

se réunit chaque année sur convocation, adressée au moins 15 jours avant sa date, et en outre, chaque fois qu’elle est convoquée par le conseil d’administration à propos de la situation financière et morale de l’association, ainsi que dans le cas où il y aurait à se prononcer sur une question urgente. Elle est compétente pour délibérer sur les modifications statutaires. Elle peut se réunir à la demande de 10% de ses membres titulaires.
Son ordre du jour est réglé par le conseil d’administration.

53  Elle entend les rapports, moral, d’activités, financiers, les activités à venir et ne traitera que les points à l’ordre du jour. Elle pourvoit à l’élection des membres du conseil d’administration. Elle se prononce sur les projets proposés par le conseil d’administration.
Le rapport annuel et les comptes sont communiqués chaque année à tous les membres de l’association.

54 L’assemblée générale ne peut procéder aux élections, ni délibérer, que si le quorum, fixé à 25% des membres titulaires, de droit et bienfaiteurs est réuni ou représenté. Chacun d’eux ne peut être porteur de plus de 3 pouvoirs.
Si le quorum n’est pas atteint, le conseil d’administration convoque une nouvelle assemblée qui délibérera quel que soit le nombre de participants.

 Sur accord du conseil d’administration, le président peut proposer des élections à mains levées, mais si un seul
des membres présents le demande, un vote à bulletin secret sera obligatoire.
Les décisions prises ne pourront être votées qu’à la majorité absolue des membres présents ou représentés.

55  L’assemblée générale est appelée à se prononcer sur la dissolution de l’association. Elle est convoquée spécialement à cet effet. Elle doit comporter au moins la moitié plus un des adhérents. Si cette proportion n’est pas atteinte, l’assemblée est convoquée de nouveau, mais à quinze jours au moins d’intervalle, et cette fois, elle peut valablement délibérer, quelque soit le nombre des membres présents ou représentés. Dans tous les cas, la dissolution ne peut être votée qu’à la majorité des membres présents ou représentés.

5-6 En cas de dissolution, l’assemblée générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’association. Elle attribue l’actif net à un ou plusieurs établissements analogues, publics, reconnus d’utilité publique, ou d’utilité générale, ou à des établissements visés à l’article 35 de la loi du 14 janvier 1933.
Les livres et les collections seront remis à la ville de Saintes, pour qu’il en soit fait une répartition entre la médiathèque et les musées municipaux, les manuscrits et pièces d’archives seront versés aux archives départementales de la Charente Maritime ou à la médiathèque de Saintes.
Un inventaire sera dressé à cette occasion en présence  du liquidateur.
Il sera rédigé en 3 exemplaires:
– un pour la ville,
– un pour les archives départementales
– le troisième remis à toute administration qui en ferait la demande.

Article 6Surveillance et règlement intérieur

Le président(e) ou à défaut, le membre du conseil d’administration chargé de la représentation de l’association en justice et dans les actes de la vie civile doit faire connaître, dans les trois mois, à la préfecture de la Charente Maritime ou à la sous-préfecture de Saintes, tous les changements survenus dans l’administration ou à la direction de l’association.
Les rapports annuels et les comptes financiers sont systématiquement envoyés chaque année aux instances administratives.
Le règlement intérieur est  établi par le conseil d’administration et adopté par l’assemblée générale .

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Règlement intérieur de la SAHCM

Préambule

Le présent règlement intérieur est destiné à compléter les statuts de la SAHCM et à en fixer les divers points non précisés dans les statuts. Il est transmis à l’ensemble des membres de la SAHCM, ainsi qu’à chaque nouvel adhérent. Il s’applique à tous les membres et est annexé aux statuts de la société. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts ont priorité sur le règlement intérieur.

Article 1- Moyens d’action de l’association

-La recherche archéologique et historique

-La gestion d’une bibliothèque

-Des réunions en rapport avec ses activités

-Des conférences, des excursions, des voyages d’études, des expositions

-La publication d’ouvrages

-La sculpture sur pierre

Article 2-Cotisation

La cotisation doit être réglée au plus tard le jour de l’assemblée générale

Article 3- Droits et devoirs des membres de la SAHCM

Les membres peuvent participer à l’ensemble des activités et des sorties proposées par la SAHCM dans la limite, le cas échéant, du nombre de places disponibles et du paiement de l’inscription à l’activité ou à la sortie. Ils s’engagent à respecter les locaux et le matériel fourni.

Article 4-La bibliothèque 

L’achat des ouvrages et abonnements à des revues est soumis à l’accord du bureau, sur proposition du bibliothécaire ou tout autre membre du conseil d’administration. Le bibliothécaire tient les registres d’entrée des ouvrages acquis par la SAHCM et des ouvrages donnés par des particuliers. L’emprunt d’ouvrages est consenti pour un mois et doit faire l’objet d’un émargement dans le “cahier d’emprunts”. Si le livre n’est pas rapporté à l’expiration du 2ème mois, le bibliothécaire envoie une lettre ou un message de rappel. les ouvrages empruntés doivent être rendus en bon état. Tout volume endommagé sera remplacé ou réparé aux frais du membre emprunteur.

Certains volumes de valeur ne peuvent être empruntés. Ils peuvent être consultés sur place. Il en est de même pour des ouvrages de grand format, des albums, des photographies, des cartes, des plans.

Article 5- Publications

Les volumes publiés par la SAHCM sont vendus au prix que le conseil d’administration fixe chaque année.

Les articles à paraître dans le bulletin annuel doivent être soumis au comité de lecture pour validation. En cas d’acceptation, ils sont relus par des membres du comité de lecture pour validation. En cas d’acceptation, ils sont relus par des membres du comité de lecture, puis envoyés à l’auteur pour contrôle, avant remise à la personne chargée de la mise en page, qui les transmet à l’imprimeur. le bon à tirer ne sera signé qu’après relecture de la maquette retournée par l’imprimeur. Le refus du texte devra être motivé. Le comité de lecture se réunit sur convocation du président toutes les fois qu’il sera nécessaire. Ses décisions sont prises à la majorité. Le comité peut refuser un article qui ne serait pas conforme à l’éthique ou aux valeurs historiques de la SAHCM.

Article 6-Groupes de travail

Des groupes de travail peuvent être constitués par décision du bureau, ils peuvent accueillir des membres du conseil d’administration et aussi des membres actifs ou des personnes désignés en fonction du sujet traité. Les discussions qui ont lieu lors des réunions de ces groupes ne doivent pas être diffusés sans l’accord du bureau. Les groupes de travail peuvent être appelés à pratiquer une activité hors des locaux de la SAHCM.

Article 7- Activités et locaux de la SAHCM

Les activités se déroulent sous la responsabilité des référents qui peuvent signaler tout signaler tout membre ne respectant pas les règles de comportement et de sécurité en vigueur à la SAHCM ou dans la structure accueillante.

Il est demandé à chaque membre de la SAHCM de souscrire une assurance personnelle, outre celle souscrite par la société.

Article 8- Locaux

Les membres de la SAHCM s’engagent à se conformer aux règles et usages des locaux utilisés par la SAHCM, telles que les consignes d’accès et d’utilisation des équipements, et à veiller à la bonne occupation des lieux.

Il est interdit de fumer dans les locaux de la SAHCM

Article 9- Procédures disciplinaires : suspension, radiation, exclusion

Un membre de la SAHCM peut être exclu pour :

-non-paiement de la cotisation, pendant 2 années consécutives

-détérioration volontaire de matériel

-comportement dangereux et irrespectueux

-propos désobligeants envers les autres membres de la SAHCM

-comportement non conforme avec l’éthique et les valeurs de la société

-non-respect des statuts et du règlement intérieur

Cette exclusion sera prononcée par le conseil d’administration qui pourra engager une procédure, après audition des parties concernées. La radiation d’un membre peut intervenir par décision motivée du bureau pour des motifs graves et justifiés. Le membre concerné par la mesure de radiation est convoqué par courrier ou par mail avec accusé de réception, 15 jours au moins avant la prise de décision définitive.

Article 10- Dispositions propres à l’activité sculpture sur pierre :

Cette activité sera représentée au conseil d’administration par une personne, élue lors de l’ assemblée générale et chargée de faire circuler les informations. Un suppléant sera désigné, il ne fera pas partie du conseil d’administration et, en cas d’absence de l’administrateur élu, le remplacera avec les mêmes pouvoirs.

Jours d’ouverture et horaires

mardi de 14h à 17h et de 20h à 22h et le mercredi de 14h à 17h, 17h à 20h et 20h à 22h. Ces horaires pourront évoluer se nécessaire, avec accord du président.

Les référents

Pour chaque groupe 2 personnes volontaires, ” les référents”, sont chargés de veiller à la bonne organisation de la plage horaire dont ils ont la charge, d’animer l’atelier ( accompagnement des tailleurs, explication du fonctionnement de l’atelier, outils, rangement).

En outre, ils doivent:

remplir les fiches de présence

choisir les pierres à utiliser

faire respecter le règlement intérieur

veiller à ce que tous les appareils électriques, ainsi que les lumières soient éteintes à la fermeture de l’atelier,

veiller à ce que les portes soient fermées.

Le référent du dernier groupe remet la clé dans la boîte aux lettres de la SAHCM. Le mercredi suivant, le référent du 1er groupe vient la chercher à la société, dont c’est le jour de permanence et le local ouvert à 14h.

Le matériel

Les référents en font l’inventaire chaque fin de trimestre. Tout adhérent est tenu de conserver en bon état le matériel qui lui est confié pour l’exécution de son travail et de le remettre en place ( coffre, armoire) après utilisation. Même pour quelques jours seulement, il est interdit d’emporter tout objet appartenant à la SAHCM, sauf accord du référent qui notera sur le registre d’emprunt le nom de l’emprunteur, celui de l’objet et la date de l’emprunt.

Les tailleurs peuvent apporter leurs outils personnels qui sont sous leur responsabilité.

Les “chantiers”doivent être dégagés après chaque séance de travail, à l’exception des pièces lourdes ( +30 kg) dans la mesure du possible après avis du référent. Le sol balayé. Tout mauvais fonctionnement ou détérioration doit être signalé aux référents.

Les poubelles, hors déchets de pierre, seront sorties conformément au calendrier de ramassage des ordures ménagères. Tout apport de bouteilles doit être repris.

Les pierres

Il est interdit d’emporter, de prendre des pierres, de se réserver des pierres, sans l’avis du référent.

Il est interdit d’initier un enfant à la taille de pierre hors atelier pédagogique.

Seuls les adultes ont droit à 2 séances d’essai avant d’adhérer et de s’engager pour une année.

La réalisation d’un balustre

Est le seul exercice imposé à tout nouvel adhérent sous la responsabilité d’un accompagnant dédié ou, avec le tutoriel .

Il n’y a pas de ” maître d’atelier”.

Cet exercice est obligatoire car il permet d’appréhender toutes les étapes de la taille de pierre : dessin et traçage, prise en main des outils de base ( scies, chemin de fer, ciseau, limes..) et la taille en 3 dimensions.

Accidents de taille et consignes de sécurité

Tout adhérent victime d’un accident de taille, même de peu d’importance, qui survient au cours d’une session est tenu de le signaler immédiatement au référent présent afin que toutes les mesures nécessaires soient prises, notamment celles relatives aux soins et aux formalités.

Une trousse à pharmacie est disponible pour les premiers soins.

Les équipements de protection individuelle doivent être utilisés, plus particulièrement lors de l’utilisation de la meuleuse dont l’usage est strictement réservé aux référents.

Article 11- Dispositions concernant le règlement intérieur

Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur est établi et modifié par le bureau, conformément à l’article 7 des statuts de la SAHCM.

Acceptation et mise à disposition

Il est accepté par les adhérents lorsqu’ils signent la fiche d’adhésion et qu’ils règlent la cotisation. Il est accessible à toute personne qui le demande par écrit ou par mail. Il est également disponible sur le site.

Article 12- Dispositions diverses

Toutes les activités des la SAHCM doivent se pratiquer dans un esprit d’ouverture, de bénévolat, de tolérance et de respect. Par ailleurs, il ne doit pas être fait état de religion, de politique ou de discrimination quelle qu’elle soit. les membres s’engagent à demeurer modérés, consciencieux, calmes et neutres sur le plan politique, philosophique ou religieux et à ne pas faire état de leurs préférences et croyances.

Le présent règlement a été approuvé par l’assemblée générale ordinaire le 21 avril 2018